Oi Alvaro,
Eu também tenho algum envolvimento con arquivamento e recuperação de documentos, é claro que não no volume de vocês. No meu caso eu tenho uma aplicação de apenas consulta, onde eu guardo oss documentos em um banco de dados, e ativo o word para realizar a leitura.
No momento eu estou envolvido con a procura de software para gerenciamento de documentos, con catalogação e pesquisa. A minha necessidade atual é para con uma aplicação envolvendo imagens, mas na minha "escavação" por aí, eu encontrei bastante coisa interessante, que talvez possa te ajudar. Desde aplicações para pequenos volumes até aplicações para volumes da ordem de grandeza de vocês, em ambiente cliente-servidor, intranets e web. Se tu achares que pode ser de alguma utilidade, posso te passar alguns links.
Se eu puder te ajudar, podes contar comigo.
Um abraço,
fernando