BOa tarde,

1a. É assim mesmo. No NT vc. só tinha um usuario e portanto a area de trabalho era a mesma para todos. Qdo se implementa varios usuarios, cada um tem sua area de trabalho separada ( DeskTop ). Vc. tem qe copiar os ícones para cada usuario, ou pedir a eles que o façam. Questão de segurança !
1b. Veja em Ferramentas/Opções/Manutenção botão pasta de armazenamento e anote o path para poder alterar no novo outlook.
2. É assim mesmo. Questão de segurança