Esto es lo ue propone mi jefe:

La tecnología permite disponer de distintos mecanismos que ayudan a mejorar procesos que se tienen como estables y a solucionar posibles deficiencias presentadas en la operación diaria de una organización, hace parte de la misión de gerencia de sistemas tratar de implementar soluciones tecnológicas en la operación de la empresa con el objetivo de volver mas eficiente la realización de ésta.

El presente documento tiene como objetivo proponer un esquema que ayude a mejorar los tiempos en el proceso del ensamble de pedidos y así tener la oportunidad de dar un mejor servicio a nuestra asesora de imagen y una entrega a tiempo de su pedido.

SITUACIÓN ACTUAL.

El proceso de facturación hoy en un ambiente normal involucra los siguientes pasos:

1. Impresión de la orden de despacho.
2. Repartición de estas ordenes de despacho entre los pickeadores.
3. Picking de los productos del pedido.
4. Ubicación del pedido en un puesto de facturación para su ensamble.
5. Facturación del pedido pasando cada sku por el código de barras.
6. Impresión de la factura.
7. Sellado del pedido.
8. Ubicación del pedido en la caja correspondiente a la zona.

El pedido de la asesora es manipulado tres veces al interior de Marketing, la primera es cuando se digita el pedido en el sistema, el proceso de registrar la solicitud de la asesora en el sistema no puede ser eliminado, una vez que este registro exista se imprime el documento ‘orden de despacho’, con este documento es que la persona con la función de pickeador hace la primera parte del ensamble del pedido. Una vez se ha surtido el pedido, la bolsa que contiene éste pasa a manos del facturador quien hace el registro uno a uno de los artículos que componen el pedido en el lector de código de barras, el software que controla este proceso es el encargado de hacer validaciones que permitan diversos controles sobre las unidades de despachar y hace el movimiento de inventario. En este punto también se involucra la impresión de los siguientes documentos: Hojas que componen la Factura de Venta para la asesora, Etiqueta para la marcación de la bolsa (Shipping Label).
Cuando la factura ha sido impresa el facturador la incorpora en la bolsa, igualmente con la etiqueta, y este pedido pasa a la zona de sellado. El sellado consiste en cerrar definitivamente la bolsa por medio de un mecanismo de transmisión de calor a la bolsa plástica y una vez sellada la bolsa pasa al embalaje.

PROPUESTA

Específicamente se pretende implementar tecnologías de captura de información mediante dispositivos de mano tales como hand helds con sistemas de comunicación inalámbrica que permitan que los datos que se capturen en el dispositivo sean analizados en línea por uno o varios equipos centrales.

El proceso se llevara a cabo con todas las validaciones normales de un pedido actual en MP, es decir, el sistema no permitirá enviar un producto que la asesora no haya pedido, no permitirá enviar mas unidades que las pedidas por la asesora, (por medio de señales auditivas y luminosas), así como también el aviso correspondiente al cierre de un pedido que no ha sido ensamblado al 100%.

El flujo del proceso seria el siguiente:

1. Impresión de shipping label. Este proceso debe consistir en la impresión de una etiqueta adhesiva que contenga los datos básicos de la asesora y el numero del pedido en formato numérico y en código de barras. Este paso debe involucrar las herramientas necesarias para que operaciones pueda definir flexiblemente la logística del ensamble, ya que es distinto en este método ensamblar pedidos de 5 items que pedidos de 60 items. Existe una propuesta para el manejo de esto que se explica mas adelante.
2. La etiqueta adhesiva se pega a la bolsa o el contenedor del pedido.
3. Comienzo del proceso de ensamble del pedido, con recorrido de la persona por el corredor del bin según secuencia sugerida por el software, la persona debe en primera instancia leer el código de barras incluido en la bolsa para que el sistema reconozca que pedido se va a ensamblar.
4. Cierre del pedido, este proceso debe contener todas las validaciones necesarias para no permitir el cierre de un pedido incompleto a menos que las condiciones del abastecimiento lo indiquen, la bolsa o contenedor del pedido debe disponer de un dispositivo que permita un cierre físico temporal del pedido, ya que en uno de los pasos siguientes la factura debe de ser incorporada al contenedor.
5. Ubicación del pedido en el mecanismo de transporte hacia una zona de impresión de documentos, inicialmente se piensa en una banda transportadora que podría ubicarse debajo del rack del bin, así el pickeador simplemente deja deslizar el pedido cerrado en un tobogán que deposita el pedido en la banda, al final de la banda estará ubicada la zona de impresión.
6. Impresión de documentos : Cuando el pedido llega al final de la banda transportadora deben existir unas personas que toman el pedido, mediante lectores leen el código el código de barras correspondiente ubicado en la etiqueta impresa adherida al pedido, este proceso involucra la existencia de un software que mediante el numero del pedido leído en el código de barras determine el numero de la factura generada y así permitir la impresión del documento correspondiente, es posible que el cuello de botella mayor exista en este punto, pues a mayor numero de pedidos debe ser mas eficiente la impresión de los documentos, el proceso debe permitir la incorporación de una o varias maquinas donde imprimir el documento factura y así ayudar a solucionar esta restricción, cuando se imprime el documento el facturador debe abrir el contenedor y depositar la factura en este; luego debe ubicar el contenedor en la zona de sellado.
7. Sellado del pedido : El proceso de sellado es igual al que tenemos actualmente en Marketing.
8. Ubicación del pedido en la caja correspondiente a la zona.


Este tipo de procesos presenta varias ventajas :

1. Eliminación del paso impresión orden de despacho, esto involucra disminución de gasto de papel, disminución de insumos de impresora, disminución de tiempo laboral por parte del área de admisiones y registro representado en la agilidad en la función de digitación del pedido.
2. Mejora del esquema de impresión de facturación actual de MP, ya que un puesto de facturación consta de equipo de computo, lector de código de barras, impresora de shipping label, impresora láser. Mesa para adecuación de estos equipos, este puesto de facturación puede tener un costo aproximado de $ 5000.000 c/u, el esquema propuesto por el proyecto involucra impresión centralizada de documentos factura, adecuación de dispositivos de captura de información y comunicación por radiofrecuencia para cada pickeador, el perfil del pickeador – facturador es de un nivel un poco mas alto que el del actual pickeador o facturador, igualmente se debe considerar el espacio que ocupan los equipos que actualmente componen un puesto de facturación (estos tenderían a desaparecer).
3. Agilidad en el proceso de ensamble, embalaje y entrega del pedido, ya que las funciones de pickeador y facturador se unifican.

Las desventajas serian: